Met een tweehonderdtal mensen in dienst – inclusief voetballers en ondersteunend personeel – mag Royal Sporting Club Anderlecht zich een middelgroot bedrijf noemen. Het finance- en HR-team bestaat uit vijf mensen, waarvan een zich volledig met human resources bezighoudt. Door de overstap van een vzw naar een nv en de strengere licentieverplichtingen drong een ERP-systeem zich op. Gert Boutsen, financieel directeur bij de voetbalclub, licht toe.

Binnenkijken in de financiële afdeling van RSC Anderlecht

“We controleren de juistheid van de boekhouding en de budgetten, volgen de betalingen van leveranciers en klanten op, rapporteren aan het management en zo meer,” zegt Gert Boutsen. “Het auditcomité adviseert de raad van bestuur en het directiecomité, en aan dat laatste verstrek ik dan weer advies. Wij maken dus geen deel uit van het bestuur, maar vervullen een ondersteunende rol.”

Gert Boutsen kwam in 2012 bij Royal Sporting Club Anderlecht terecht als consultant om er de jaarrekening op te maken. In dat jaar was de voetbalclub omgevormd van een vzw naar een nv, wat veel nieuwe verplichtingen met zich meebracht. “Men werkte hier met een standaard boekhoudpakket, maar om informatie te genereren voor rapportering aan het management was dat te beperkt. We wilden bijvoorbeeld kunnen kijken naar de bezettingsgraad van het stadion en dat naast de uitgaande facturen leggen, en daarvoor was zo’n pakket niet ideaal. We hebben vervolgens drie pakketten met elkaar vergeleken. SAP Business One sprong eruit als het beste.”

Honderdduizenden transacties

Big data-tools zijn een hype, maar ze zijn ook enorm handig om grote hoeveelheden gegevens te verwerken. De transacties van abonnementen en de ticketverkoop lopen bij de Anderlechtse voetbaltopper in de honderdduizenden. Het stadion telt immers 20.000 plaatsen. Om de details over alle evenementen nauwkeurig te kunnen weergeven, kozen Gert Boutsen en de club voor de HANA-oplossing. Met die software is het mogelijk om veel sneller grotere volumes gegevens in realtime te verwerken tot bruikbare rapporten.

“Een half jaar voor de implementatie hebben we blueprints gemaakt van processen, en op 1 juli 2013 zijn we live gegaan,” vertelt Boutsen. “Er waren enkele kinderziektes, maar verder is de overgang erg vlot verlopen. Binnen een half jaar waren we volledig operationeel.”

Nieuw ERP-systeem

De overstap naar het nieuwe ERP-systeem biedt niet enkel voordelen voor een meer diepgaande rapportering en een vermindering van de werklast. Hij helpt ook om te voldoen aan de licentieverplichtingen. Die worden almaar strenger en vragen meer en meer details. “Vier keer per jaar zijn we met een drietal mensen in de weer om het voorbereidende licentiedossier op te maken en de controles van het dossier op te volgen,” zegt Gert Boutsen. “We hebben ons vroeger altijd moeten haasten om het op tijd klaar te krijgen, maar dankzij de standaardisering van de rapporten gaat het nu veel vlotter.”

“Ook op het vlak van HR is onze boekhouding fel verbeterd. Sinds oktober werken we met een contractmanagementsysteem voor het beheer van onze volledige hospitalityfacturatie, publiciteit en sponsoring. We werken hiervoor met flexibele contracten voor een half of een heel seizoen, en dat is normaal gezien moeilijk op te volgen. Nu worden de facturen na het ingeven van het contract automatisch uit het boekhoudsysteem gehaald. Dankzij het dashboard kunnen we meteen zien hoe hoog de bezettingsgraad is, hoeveel er nog te factureren is, wat al werd betaald en wat we nog moeten betalen. Zo kunnen we een snelle analyse van de kosten en opbrengsten maken.”

Mee zijn met veranderingen

Bij de invoering van het nieuwe systeem stuitte Anderlecht op niet al te veel knelpunten, al vraagt het de nodige tijd om nieuwe technologie in gebruik te nemen.

Boutsen: “Onze software is nog relatief nieuw. Voor sommige problemen is nog geen oplossing voorhanden. Bovendien zoeken we verder naar toepassingen die we aan ons systeem kunnen koppelen. Hoewel de meeste IT-partijen nog volop aan de ontwikkeling hiervan werken, zetten enkele belangrijke firma’s het afgelopen jaar toch een grote stap voorwaarts.”

“Bovendien geldt,” zegt Boutsen, “dat mensen mee moeten zijn met de vele veranderingen. Dat is zo voor alle change management. De medewerkers moeten leren werken met de nieuwe modules en procedures. Als vzw ben je vrijer in je doen en laten dan een nv, waar alles volgens strikte regels verloopt. De automatisering is cruciaal om die structuur erin te krijgen. Andere voordelen zijn dat we veel sneller en efficiënter kunnen werken, met een hogere transparantie, een lagere werklast en een betere, meer gedetailleerde opvolging.”

In de toekomst kan het systeem nog verder uitgebouwd worden, denkt Gert Boutsen. “Met behulp van sensoren en de database kunnen we de individuele en collectieve prestaties van de spelers opvolgen en analyseren, zelfs tijdens de trainingen.”

“De waarde van de spelers is moeilijk te bepalen, omdat die heel emotioneel is. We hopen dat ook mee in kaart te kunnen brengen.”

Over andere toepassingen van ERP denkt de club nog na. “We kunnen nu bijna alles sturen vanuit één systeem. Iedereen beschikt over dezelfde gegevens, waardoor miscommunicatie bijna onmogelijk is.”

Op het vlak van boekhouding en fiscaliteit verschilt een sportclub niet zo veel van een gewoon bedrijf. Al zijn er wel verschillen onder meer door de spelerscontracten, zegt Gert Boutsen. “Een kmo maakt een product of levert een dienst, maar wij werken uitsluitend met mensen. De waarde van de spelers is moeilijk te bepalen, omdat die heel emotioneel is. Met ons ERP-systeem hopen we een inschatting van de waarde te kunnen maken op basis van specifieke details.”

“Intussen integreren we wel al stilaan HR in het systeem, om alle werknemers goed op te volgen en te budgetteren. Spelers werken met complexe contracten en worden betaald naargelang hun prestaties: of ze al dan niet spelen in het basiselftal, hoeveel goals ze maken, of ze al dan niet geselecteerd worden voor de nationale ploeg, … Om dat te budgetteren, moeten we uitgaan van het aantal wedstrijden, hoe vaak we verwachten te winnen, enzovoort. Op basis van die scenario’s kunnen we een forecasting doen van de toekomstige kosten. Dat willen we nog koppelen aan het ERP-systeem.”