Goede communicatie is een essentieel onderdeel binnen iedere relatie, dus ook zeker op de werkvloer.

Daar waar communiceren bij de ene persoon als vanzelf lijkt te gaan, heeft de ander slapeloze nachten als er een belangrijk gesprek op de agenda staat.

Maar zelfs als je het gevoel hebt dat communiceren je goed afgaat, er is altijd ruimte om je communicatieve vaardigheden te verbeteren en zo je relatie met collega’s en werkgever(s) te optimaliseren.

Het begint bij luisteren

Raar maar waar misschien, maar communiceren begint bij luisteren. Goed en efficiënt communiceren met iemand is onmogelijk als je niet luistert naar de tegenpartij.

En met luisteren bedoelen we dan ook echt luisteren. Niet afwachten tot iemand klaar is met spreken, om vervolgens je eigen verhaal los te laten op die persoon.

Luister naar wat iemand te vertellen heeft, vat samen wat hij/zij gezegd heeft en vraag door.

Je toont zo dat je echt wil horen wat iemand te vertellen heeft. Sterker nog, je komt ook echt te weten wat die persoon denkt, vindt, wil en dat kan een professionele relatie enkel maar ten goede komen.

Daarnaast is de kans dat de tegenpartij ook echt naar jou luistert veel groter. En uiteindelijk willen we allemaal gehoord worden, toch?

Let op je non-verbale communicatie

Naast luisteren en praten bestaat je communicatie ook uit non-verbale handelingen.

Heeft er weleens iemand tegen je gesproken met zijn/haar armen continue dicht en over elkaar? Hoe kwam dat op je over? Had je het gevoel dat die persoon open was en dat je daar alles tegen kon vertellen?

Als iemand tegen je spreekt, maar je nooit in de ogen kijkt? Komt dat geïnteresseerd en eerlijk over of juist niet denk je?

Communiceren gaat dus niet enkel over wat je zegt en hoe goed je luistert, je lichaamshouding vertelt ook veel over jou en je gesprekspartner.

Probeer in je communicatie met collega’s en werkgevers dus op je eigen non-verbale communicatie en die van je gesprekspartner te letten:

• Kijk mensen aan als je tegen ze spreekt.
• Neem een open houding aan.
• Pas je spreektoon en -tempo aan zodat het past bij je gemoedstoestand.
• Zegt iemand niet boos te zijn, maar kijkt hij/zij wel kwaad, probeer dan door te vragen om tot de kern te komen.
• Zie je dat iemand nerveus overkomt, probeer hem/haar dan gerust te stellen.

Geef en ontvang feedback tactvol

Niemand is perfect, we zijn allemaal mensen en we hebben allemaal de mogelijkheid om te groeien en ons verder te ontwikkelen.

Feedback geven en krijgen is dus een belangrijk onderdeel in onze relaties met andere mensen. Alleen zij die feedback ‘omarmen’, zullen zich verder ontwikkelen.

Betekent dat, dat het altijd leuk is om feedback te ontvangen? Nee dat niet, het ligt er ook helemaal aan hoe de tegenpartij het brengt. Probeer eens op de volgende zaken te letten als je feedback geeft:

• Spreek vanuit de ‘ik’-vorm: “Ik merkte dat het wat lang duurde voordat het verslag af was. Misschien helpt dit … om het de volgende keer eerder op te leveren”. Dit komt veel anders over dan dat je zou zeggen “Je hebt dit verslag veel te laat opgeleverd. Volgende keer zou het wat sneller moeten gaan”.
• Geef feedback met een positieve toon naar de toekomst: “Ik ben ervan overtuigd dat jij die tekeningen de volgende keer in meer detail kunt uitwerken”.
• Geef de persoon die je feedback geeft de ruimte om erover na te denken. Kom er later eventueel nog eens op terug.
• Als je merkt dat iemand iets met je feedback gedaan heeft, toon dit dan ook en geef aan dat je dit waardeert.
• Sta zelf ook open voor feedback.

Feedback hoeft niet altijd hardop uitgesproken te worden, soms zit het in gedragingen van andere mensen.

Toont iemand weerstand bij hetgeen je vertelt? Begrijpt iemand niet wat je vertelt? Heb je dan weleens gedacht dat de manier waarop je het verteld hebt, niet helder genoeg is voor die persoon? En dat je je communicatie daarop aan moet passen?