Blog

Kennis is er om te delen

Efficiënt vergaderen? Dat doe je met deze checklist!

15 aug Efficiënt vergaderen? Dat doe je met deze checklist!

Je kent het misschien wel: die ellenlange vergaderingen waarbij je je na afloop afvraagt wat er nu eigenlijk allemaal besproken is.

Hoewel vergaderen al decennia gebeurt in het bedrijfsleven, blijkt efficiënt vergaderen niet altijd evident.

Veel te vaak nog duren vergaderingen onnodig lang, verlopen ze ongestructureerd, en is na afloop niet helemaal duidelijk wat er nu besproken en besloten is.

Wil je nuttig vergaderen en ook echt knopen doorhakken? Hou je dan aan volgende checklist.

Is vergaderen echt nodig?

Voor je het weet ben je twee uur aan het vergaderen over zaken niet er niet per se toe doen.

Voordat je een vergadering initieert stel je je dus best de vraag of die vergadering effectief nodig is.

  • Welke informatie heb je nodig?
  • Kun je die informatie misschien verkrijgen door een informeel babbeltje te maken met een collega?
  • Kun je je vragen misschien bewaren voor een andere, bredere vergadering?

De deelnemers

Wat is het doel van je vergadering, en welke collega’s hebben beslissingsbevoegdheden over dit topic?

Alleen die mensen nodig je uit voor je meeting. Soms is het verleidelijk om mensen die zijdelings te maken hebben met het topic ook uit te nodigen, voor meer input, maar vaak werkt dit alleen maar vertragend.

Maak een agenda

De agenda is de leidraad van je vergadering en geeft je houvast om de vergadering gestructureerd te doorlopen.

Stuur de agenda op voorhand door naar alle deelnemers aan de vergadering en bied de mogelijkheid om agendapunten toe te voegen.

Neem de leiding en biedt structuur

Iedere vergadering heeft nood aan een voorzitter die de vergadering leidt.

Aan het begin van de vergadering doorloop je de agenda met de deelnemers. Zo weten zij wat er besproken zal worden en kunnen ze eventueel nog last-minute toevoegingen doen.

Biedt tijdens de meeting structuur door het de agenda te volgen.

Wordt er te veel afgeweken van de agendapunten? Beroep je dan op de agenda en geef aan dat andere topics voor later zijn.

Vat samen

Sluit ieder topic van de agenda af met een samenvatting:

  • Vertel kort en bondig wat er besproken is.
  • Herhaal welke besluiten er genomen zijn.
  • Geef deelnemers van de vergadering concrete to-do’s mee.

Soms verloopt het bespreken van een agendapunt chaotisch. Door een goede samenvatting kun je toetsen of iedereen de belangrijkste punten begrepen heeft en goed interpreteert.

Het belang van goede notulen

Stel iemand aan die tijdens de vergadering notulen maakt.

Een notule bundelt alle belangrijke zaken. Maak hier achteraf een verslag van en stuur deze door naar de deelnemers van de meeting.

Zo heeft iedereen zijn to-do’s concreet op papier staan.

Een notule is ook een handige leidraad in een volgende vergadering, om na te gaan welke to-do’s wel of niet gerealiseerd zijn.

Ben jij momenteel op zoek naar een geschikte kandidaat?

Ben jij momenteel op zoek naar een geschikte kandidaat?

clearXperts helpt je graag verder!

Laten we kennismaken via een persoonlijk gesprek:

Delen op:
LinkedInTwitter
Geen reactie's

Geef een reactie

Contacteer ons

Om u te informeren over ons beleid tot het verzamelen, gebruiken en overdragen van persoonlijke gegevens op onze websites, kunt u hier onze privacyverklaring vinden.

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten