[vc_row css_animation=”” row_type=”row” use_row_as_full_screen_section=”no” type=”full_width” angled_section=”no” text_align=”left” background_image_as_pattern=”without_pattern”][vc_column][vc_column_text]Als medewerkers van een HR-afdeling hebben jullie de eer om een nieuw HR-softwarepakket te selecteren.

En jullie zijn daar natuurlijk blij om, want een goede HR-software gaat jullie afdeling heel wat optimalisaties opleveren, toch?

Maar waar moet je beginnen? Hoe kies je nu die software die voor jullie afdeling het beste is?

Zie de keuze voor een nieuw HR-softwarepakket als een project en hanteer daarbij de volgende tips. Dan kom je stap voor stap tot het optimale pakket voor jouw afdeling én organisatie.

Bepaal je doel

Stap één is het bepalen van je doel: wat wil je uiteindelijk met de HR-software bereiken?

Je doel kan heel overkoepelend zijn, bijvoorbeeld het professionaliseren van de HR-afdeling, maar ook specifieke doelen zijn mogelijk. Denk daarbij aan het inzetten op talent management [LINK naar 180701], of het optimaliseren van je rekruterings- en selectieproces.

Je doel bepaalt uiteindelijk welke HR-software voor jou het meest geschikt zal zijn.

Hoe lopen je HR-processen vandaag?

Wanneer je kiest voor een nieuw HR-softwarepakket is het belangrijk om al je huidige processen in kaart te brengen.

Maak eens een visuele schets van hoe de verschillende HR-processen vandaag verlopen:

• Welke werkzaamheden moeten ervoor gedaan worden?
• Welke software is erbij betrokken?
• Welke medewerkers zijn erbij betrokken?
• Zijn er andere afdelingen bij betrokken?

Focus je daarbij eerst op de processen die bijdragen aan je doel.

Is je doel het rekruteringsproces optimaliseren, breng dan in eerste instantie dit proces in kaart.

Knelpunten

Parallel met het in kaart brengen van je processen, ga je ook de knelpunten ontdekken.

Van sommige wist je al dat ze er waren, andere ontdek je net door alles te visualiseren.

Als je weet waar de knelpunten liggen, kun je ook perfect bepalen wat de optimalisaties moeten zijn.

Maak een overzicht van de requirements

…en de gewenste optimalisaties in je processen.

Dit zal leiden tot functionaliteiten: zaken die een nieuw HR-softwarepakket moet kunnen bieden om jouw uiteindelijke doel te bereiken.

Maak hiervoor een requirement-overzicht; dat is een lijst van de vereisten waaraan het nieuwe HR-softwarepakket moet voldoen.

Deze lijst kun je indelen in inhoudelijke functionaliteiten en technische functionaliteiten.

Inhoudelijke functionaliteiten

Dit zijn de vereisten waaraan de software moet voldoen om jullie processen te optimaliseren en uiteindelijke doel te bereiken, bijvoorbeeld:

• Toegankelijkheid tot personeelsgegevens door de medewerker zelf.
• Mogelijkheid tot het uploaden van foto’s van bijvoorbeeld tankbonnetjes.
• Platform waarbij vacatures naar meerdere kanalen tegelijk gepusht kunnen worden.
• Mogelijkheid tot het aanmaken van opleidingsmodules (of misschien zelfs een e-shop waar medewerkers zelf een training kunnen ‘bestellen’).

Technische functionaliteiten

Dit zijn de vereisten die niet per se de optimalisatie van de bedrijfsprocessen in de weg staan, maar die je wel wenst met het oog op bruikbaarheid, andere optimalisaties en toekomstperspectieven:

• Software moet in de cloud zijn, zodat het voor iedereen overal toegankelijk is.
• Er moet een bepaald aantal gebruikers voorzien worden.
• Rapportagemogelijkheden zodat ook HR-analytics realiteit kan worden.
• Schaalbaarheid in de toekomst naar meerdere gebruikers.
• Toevoegen van andere modules in de toekomst.
• Integratie met andere softwaresystemen of juist een totaaloplossing.
• Integratiemogelijkheden met andere afdelingen.

Toets je vereisten af aan de HR-software

Indien gewenst kun je zowel je inhoudelijke als technische functionaliteiten, prioriteren volgens de MoSCoW-methode:

• Must have: op dit moment vereist voor een bruikbare oplossing
• Should have: hoge prio, nu niet vereist voor een bruikbare oplossing, wel naar de nabije toekomst toe.
• Could have: alleen als er in dit project tijd over is.
• Would have: niet voor nu, maar wel iets om in de toekomst te overwegen.

Met deze lijst kan de zoektocht vervolgens beginnen.

Je hebt nu een compleet overzicht van de gewenste functionaliteiten, met prioritering, die je kunt aftoetsen tegen de verschillende aanbieders van HR-softwarepakketten.

Succes! [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]