Automatisatie is overal, ook in de wereld van Human Resources kun je er niet onderuit. Almaar meer mogelijkheden bieden zich aan om geautomatiseerd te worden en e-HRM is daar een heel praktische software voor.

E-HRM of ‘Electronic Human Resource Management’ helpt op verschillende manieren om HR-processen efficiënter te laten verlopen. Het systeem controleert gegevens op zijn volledigheid en correctheid en dwingt zo de juiste procedure af. Hierdoor hoeft de HR-afdeling zich geen verdere kopzorgen maken over standaard zaken.

Zonder e-HRM kan het soms nogal moeilijk zijn om consequent te blijven in procedures. Vaak gaan bedrijven groeien, fusioneren of herstructureren. Ook veranderingen in bedrijfscultuur en regelgeving (denk maar aan de GDPR) beïnvloeden de HR-afdeling enorm.

Als er dan zo’n verandering optreedt, gaat dit maar al te vaak gepaard met het aanpassen van huidige of uitwerken van nieuwe HR-procedures. Door e-HRM te implementeren, is de Human Resources-afdeling verplicht alle procedures te herbekijken en te optimaliseren. Een e-HRM dwingt een efficiënte en correcte verwerking af van procedures die automatisch worden verwerkt als ze eenmaal op punt staan.

Geen zoektocht naar papieren

Nog-niet-geautomatiseerde HR-afdelingen hebben voor elke mutatie en elk proces steeds een enorme berg papieren te verwerken. Er zijn papieren voor indiensttreding, personeelsdossiers, documenten om onkosten in te dienen, vakantieaanvragen, declaraties van reiskosten enzovoort.

Door de hoeveelheid aan papierwerk zijn procedurefouten niet ver te zoeken. Daarnaast moet men deze documenten ter goedkeuring meestal eerst langs een of meerdere lagen in het bedrijf laten passeren, om daarna pas door te geven aan de HR-verantwoordelijke.

Veel papieren en veel stappen waar het fout kan lopen dus.

De werknemer moet eerst al documenten correct (!) invullen met informatie die vaak al bekend is bij de organisatie, wat eigenlijk dubbel werk is. De documenten worden dan doorgeven aan een leidinggevende die deze moet ondertekenen.

Doorheen dit proces kunnen deze makkelijk vergeten worden, onvolledig doorgespeeld worden of het kan een hele tijd duren alvorens ze doorheen het hele proces geraken en in de finale fase bij HR belanden.

Door de vele papieren en de mogelijke procedurefouten of vertragingen, is het vaak de taak van de HR-verantwoordelijke om achter personeel aan te gaan om uit te zoeken wat en waar het is fout gegaan.

Deze zoektocht naar papieren of informatie kan perfect vermeden worden door het e-HRM-proces, aangezien de informatie na het invullen meteen wordt gedeeld met alle belanghebbende partijen. Het is ook zichtbaar voor al die partijen in welke fase het verwerkingsproces zit, zodat men niet hoeft rond te bellen om uit te zoeken de vertraging zit.

Correcte gegevensstroom

De informatie zal meteen correct worden doorgegeven aangezien e-HRM een juiste invulling van informatie eist. Er wordt met andere woorden heel wat tijd bespaard, enerzijds bij HR, anderzijds bij het management en de werknemers, die alleen de hoogst nodige informatie moet doorspelen. Alle andere informatie wordt reeds bewaard binnen diens account of werknemersprofiel.

Achteraf kan de informatie altijd door alle belanghebbende partijen worden bekeken en opgevraagd. Hiervoor moet alleen in het softwaresysteem worden gekeken. De rechten die zijn toegewezen aan elk gebruikersprofiel, zorgen ervoor dat bepaalde informatie al dan niet beschikbaar is.

Vergeet een manager of leidinggevende zijn akkoord door te geven? Dan zal het systeem na bepaalde tijd een automatische herinnering sturen. Opnieuw iets waar HR zich dus niet meer druk om hoeft te maken.

De HR-afdeling hoeft zich ook niet langer zorgen maken over eventuele fouten die ze zouden moeten corrigeren. Fouten die vaak pas na enkele stappen worden ontdekt, worden hier vermeden, aangezien het systeem de doorvoering zelf niet aanvaardt bij gebrekkige of foutieve input van informatie.

Gedaan met dubbel werk

Vooral bij de start van een nieuwe werknemer moeten dezelfde gegevens verschillende malen worden ingevuld en doorgegeven aan verschillende diensten.

De verschillende diensten (bijvoorbeeld HR en Finance) hoeven ook niet elk een verwerking van de gegevens uit te voeren. Indien e-HRM goed is gesynchroniseerd en ingesteld, wordt de informatie van de nieuwe werknemer eenmaal ingevoerd in het systeem en automatisch doorgevoerd in alle andere softwaresystemen. Hooguit een uitbreiding of aanvulling van de gegevens kan worden gevraagd.

Centraliseren van gegevens

Voornamelijk bij grotere organisaties worden er verschillende bestanden bijgehouden om dezelfde informatie te traceren. Een bedrijf waar er zowel een HR-afdeling als een salarisadministratie is, houdt bijvoorbeeld vaak cijfers omtrent ziekteverzuim bij.

Bij de ene afdeling kan een klein verlet of zwangerschapsverlof wel meetellen, bij de andere afdeling is er intern misschien beslist dat niet mee te rekenen.

Wanneer het management dan de cijfers wilt bekijken, kan dat verwarrend zijn. Door gebruik te maken van een e-HRM zijn zo’n problemen meteen van de baan. Er is een systeem, met een vaste regelgeving en een eenmalige invoer van gegevens.

Iedereen in het bedrijf beschikt daardoor over dezelfde gegevens en cijfers. Conclusies kunnen betrouwbaarder zijn en bij eventuele aanpassingen in wat al dan niet meetelt, kunnen de cijfers in veel gevallen met terugwerkende kracht worden aangepast.

Een doordachte e-HRM-implementatie zorgt ervoor dat de werkdruk bij een HR-afdeling met gemiddeld 40 procent daalt. Fouten worden voorkomen, de correctheid van gegevens vergroot en de gegevensstroom verloopt vlotter.