Beoordelingsgesprekken horen bij het takenpakket van bijna elke leidinggevende.

Helaas is het niet altijd de leukste taak. Soms zijn de prestaties van een medewerker het voorbije jaar minder of onvoldoende geweest, waardoor een negatieve beoordeling volgt.

Zo’n gesprek is natuurlijk allesbehalve leuk om te voeren.

Het vooruitzicht voor de toekomst na een negatieve beoordeling zou wel altijd positief moeten zijn. Het doel is namelijk ervoor zorgen dat de medewerker aan deze mindere punten kan werken om zo volgend jaar weer een positieve beoordeling binnen te halen.

Maar dat is misschien sneller gezegd dan gedaan, want hoe kun je een werknemer motiveren die net een slechte beoordeling achter de rug heeft?

Het beoordelingsgesprek

Raar maar waar, het motiveren van een werknemer met een slechte beoordeling, staat of valt voornamelijk met hoe je het beoordelingsgesprek zelf voert.

Kom niet uit de lucht vallen

Het kan nooit de bedoeling zijn dat een slechte beoordeling zomaar uit de lucht komt vallen. Dan heb je als leidinggevende het voorbije jaar je job niet naar behoren uitgevoerd.

Het zou namelijk betekenen dat je iemand die ondermaats presteert, het hele jaar laat aanmodderen om hier dan tijdens het beoordelingsgesprek eens uitvoerig op in te gaan. Dat is niet ideaal, natuurlijk.

Idealiter spreek je iemand gedurende het jaar al aan op prestaties die niet voldoen aan jouw verwachtingen. Zo kunnen medewerkers hierop anticiperen en actie ondernemen. Het geeft jou als leidinggevende ook inzichten of iemand ‘er werk van maakt’, wat je vervolgens kunt meenemen in het beoordelingsgesprek.

Weg met vaagheid

Niemand heeft iets aan vage kritiek. Want wat doe je dan precies verkeerd? En hoe kun je je verbeteren?

Als je merkt dat een medewerker op bepaalde gebieden ondermaats presteert, probeer dit dan concreet op te schrijven en ook zo te communiceren. Hoe concreter je bent, hoe gemakkelijker je een werknemer kunt motiveren om zich te verbeteren.

Communiceer je verwachtingen

Naast het leveren van concrete feedback, dien je ook duidelijke verwachtingen te scheppen.

Wat wil je precies dat er verandert, en op welke manier? Wat verwacht je als resultaat?

Duidelijke verwachtingen creëren voor een medewerker iets om naartoe te werken en maken het voor beide partijen gemakkelijker en eerlijker om uiteindelijk af te toetsen of er vooruitgang is geboekt. Zet de verwachtingen desnoods duidelijk op papier.

Faciliteer

Concrete kritiek ? Duidelijke verwachtingen ?

Maar een beoordelingsgesprek is geen éénrichtingsverkeer.

Wat heeft de medewerker nodig om deze verwachtingen te bereiken?

Vraag tijdens het gesprek of er bepaalde zaken zijn die jij als leidinggevende dient te faciliteren zodat je medewerker zich kan verbeteren.

Dat kan heel uitlopend zijn:

• Misschien is er nood aan extra opleiding op een bepaald gebied.
• Misschien heeft iemand behoefte aan een afgesloten ruimte om zich beter te concentreren.
• Misschien loopt het stroef tussen bepaalde collega’s waardoor het werk belemmerd wordt.

Door mee te denken met je medewerker en te polsen naar zijn/haar behoeften, toon je dat je betrokken bent en samen wil werken aan de verwachtingen.

Dit leidt tot meer motivatie bij je medewerker.

Wees menselijk

Het kan er in een beoordelingsgesprek soms wat hard aan toegaan en wanneer de beoordeling slecht(er) is, kunnen de gemoederen soms hoog oplopen.

Probeer dit zoveel mogelijk te vermijden, want zo wordt het wel erg moeilijk om je werknemer te motiveren.

Zaken die je kunt doen om een negatief beoordelingsgesprek aangenamer te maken:

• Benadruk zeker ook die zaken die wel goed gaan.
• Geef complimenten.
• Leef niet in het verleden, maar focus je op de toekomst. Wat ga je samen doen om stappen te zetten?
• Bekritiseer de taken die iemand uitvoert, niet de persoon zelf.
• Geef je medewerker ruimte om na te denken over de geleverde kritiek. Plan desnoods op een later tijdstip een meeting om zijn/haar feedback te ontvangen en samen een actieplan te maken voor de toekomst.