In tijden van automatisatie en digitalisatie  veranderen niet alleen de externe communicatie en processen, ook de interne communicatie moet mee evolueren.

 

Interne communicatie (IC) groeit in relevantie en belang bij een stijgend aantal personen binnen een organisatie. IC-budgetten stijgen ook steeds en bedrijven zien meer en meer in dat een organisatie pas goed kan functioneren, als ook intern alles vlot loopt.

 

Met deze drie tips kan de interne communicatie geoptimaliseerd worden.

 

1. Snel en beknopt communiceren

Voornamelijk millennials geven duidelijk aan te streven naar onmiddellijke voldoening en hebben minder geduld. Dit uit zich onder meer in hun manier van communiceren. 

 

Alle communicatiemiddelen reageren en verbinden steeds sneller. Sneller internet en de grote mate waarin we er gebruik van maken, maken dat we minder geduld hebben om te wachten alvorens een pagina is geladen, telefoons connectie maken… of collega’s antwoorden op een e-mail of bericht.

 

Ook op de werkplek is het noodzakelijk snel, vlot en duidelijke te communiceren om verbondenheid te creëren met de nieuwe generatie medewerkers.

 

Bij voorkeur communiceert deze generatie enkel de noodzakelijk zaken via e-mail. Er wordt eerder een voorkeur gegeven aan directe communicatiekanalen zoals Google Hangouts, Slack of Whatsapp. 

 

Naast de kanalen en vlotheid is professionele communicatie ook in ‘hiërarchie’ veranderd. 

 

Nu boodschappen gerichter worden gecommuniceerd naar personen die er echt belang aan hebben deze te ontvangen, is er ook vraag om regelmatiger te communiceren. Dit vooral omdat berichten sneller worden uitgestuurd naar iemand, maar veelal kort en to the point zijn.

 

Regelmatig gerichte updates ontvangen is dan noodzakelijk.

 

Een valkuil hierin kan zijn dat door de snelheid van de communicatie en de veelheid aan bronnen waar informatie vandaan komt, er geen overzicht is en er informatie verloren gaat in de hele stroom.

 

Daarom is werken met een projectmanager belangrijk. Deze persoon hoort wel bij alle communicatie betrokken te worden en op de hoogte te zijn van alle evoluties en vorderingen.

 

2. Bedrijfscultuur en interne communicatie

Opnieuw een trend die voortkomt doordat er zich een hele nieuwe generatie stilaan op de arbeidsmarkt gaat begeven. 

 

Jonge bedrijven en startups hechten veel belang aan de waarde van een bedrijf en de bedrijfscultuur. Doen ze dat niet, dan zullen ze moeilijk de jongste generatie werknemers aantrekken om voor hen te werken..

 

Millennials en Generatie Z sluiten zich aan bij bedrijven waar ze hun eigen waarden, verplichtingen en doelen terugvinden en herkennen.

 

Door deze evolutie is de band tussen IC en de kernwaarden steeds belangrijk geworden. 

 

Enerzijds moeten de waarden zijn opgenomen in de interne communicatie, maar er moet ook worden benadrukt hoe men deze gaat bereiken, uiten en bewaren.

 

Makkelijk gezegd, maar hoe begin je met waarden waarvoor je wilt staan effectief door te trekken doorheen het hele bedrijf, zodat deze realiteit worden? 

 

Lead by example! 

 

Begin bij jezelf, zorg dat de waarden niet alleen passen bij de organisatie, maar ook bij jouw eigen waarden en gedraag je ernaar. Integreer de cultuur en waarden dus in jouw eigen acties.

 

Het is ook belangrijk te communiceren over deze waarden en normen op regelmatige basis, acties te ondernemen om tot het doel te komen, medewerkers erop te wijzen wanneer gedragingen niet of net wel mooi in lijn liggen met de verwachtingen.

 

De realisatie van een specifieke bedrijfscultuur kan ook alleen maar realiteit worden als alle neuzen in dezelfde richting wijzen.

 

Ga je iemand nieuw aanwerven? Dan is diens waarden en normen aftoetsen aan je bedrijfscultuur noodzakelijk. 

 

3. Tele- en thuiswerken

Flexibiliteit in de job is voor alle generaties belangrijk. Er wordt meer flexibiliteit verwacht van de werkgever, maar ook van de werknemer. 

 

Natuurlijk is flexibiliteit een ruim begrip. Dit kan gaan om planning en kantoorinfrastructuur, maar ook over de locatie en de uren dat er wordt gewerkt. 

 

In België mag een derde van alle Belgische werknemers thuiswerken. Daarnaast is het aantal freelancers in ons land stijgend omdat er een groeiende behoefte is naar flexibiliteit, zelfstandigheid en variatie.

 

De nood aan flexibiliteit is een van de belangrijkste argumenten waarom werken als freelancer steeds populairder wordt. 

 

Hoe jouw bedrijf met die hoge nood aan flexibele jobs omgaat, is een ding. Let op dat het ook belangrijk is dat de interne communicatie hiermee rekening houdt. 

 

Als organisatie is de kans groot dat je ondertussen al beroep doet op de diensten van freelancers, of dat in de nabije toekomst zal gaan doen.

 

Hierbij heeft de verantwoordelijke voor interne communicatie de verantwoordelijkheid om ook met freelancers de beste manier te vinden om te communiceren.

 

Niet alleen zodat er een goede communicatie-flow is, maar ook om hen te integreren in het bedrijf en bekend te maken met de normen en waarden.

 

Thuiswerkers moeten ook op de hoogte worden gesteld over eventuele zaken die die dag op het kantoor werden gecommuniceerd. Ook al gaat het om een kleine verandering, de informatie-flow moet aangepast zijn aan flexibele werknemers zodat iedereen up-to-date kan zijn, zelfs zonder fysieke aanwezigheid.

 

Zorg ervoor dat een beleid is uitgeschreven en iedereen weet waar ze deze kunnen vinden. Daarnaast creëer je ergens een verzamelpunt voor relevante informatie dat in het verleden werd gedeeld. Zo stel je informatie ter beschikking voor iedereen.