[vc_row css_animation=”” row_type=”row” use_row_as_full_screen_section=”no” type=”full_width” angled_section=”no” text_align=”left” background_image_as_pattern=”without_pattern”][vc_column][vc_column_text]

Een terugblik op het webinar met Sophie Berghmans van SD Worx

We beginnen stilaan een lichtje aan het einde van de coronatunnel te zien. Belgische bedrijven hebben zich van hun meest flexibele kant laten zien en zijn razendsnel aan het digitaliseren. Of ze zoeken een andere manier van werken die de visie van hun organisatie uitdraagt. Met het vooruitzicht op het vaccin, kunnen we voorzichtig beginnen nadenken over de manier waarop we onze nieuwe manier van werken postcorona kunnen toepassen.

Zo hebben we de smaak van telewerk te pakken, zetten we steeds meer stappen in de richting van groene mobiliteit en werken we meer dan ooit digitaal. In november 2020, kwam Legal KMO consultant bij SD Worx, Sophie Bergmans, ons tekst en uitleg geven over de meest actuele thema’s in HR. Een heel interessante sessie, nog veel uitgebreider dan dit blogbericht, dat je hier terug kan bekijken. Zo ben je weer helemaal mee met de sociaal juridische actualiteit!

(Structureel) telewerk

Na een lange periode van verplicht thuis werken, hebben zowel werknemers als werkgevers het potentieel van telewerk ontdekt. Bijgevolg rijst steeds vaker de vraag of dit telewerk niet structureel kan toegepast worden?

Wanneer je je werknemers structureel wil laten telewerken, dien je de juiste tools te voorzien om dit praktisch mogelijk te maken. De voorziening van de juiste apparatuur en faciliteiten, maar ook het dragen van de verbindings- en communicatiekosten zijn hierbij verplicht. Werken bepaalde werknemers met eigen materiaal? Dan dien je de kosten voor de installatie, werking en onderhoud ervan te dekken. Bij verlies of beschadiging worden de kosten ook door de werkgever gedragen.

Afspraken rond uurroosters en frequentie

Naast de afspraken rond materiaal en onkostenvergoedingen, leg je in geval van structureel telewerk best ook enkele richtlijnen rond uurrooster en frequentie vast. Aangezien de telewerker niet onderworpen is aan de regels inzake arbeidsduur, zondagsrust en nachtarbeid, is er geen maximale arbeidstijd (overuren, overloon of inhaalrust) van toepassing. Regels inzake een minimale wekelijkse arbeidsduur zijn echter wel aan de orde. Zo dient een werknemer minimum één derde van de voltijdse arbeidsduur te presteren. Binnen het kader van de geldende arbeidsduur in de onderneming mag de telewerker zelf zijn werk organiseren. Wil je hier als werkgever van afwijken? Neem dit dan zeker op in je thuiswerk-policy.

Na de mobiliteitsvergoeding, het mobiliteitsbudget?

Nu steeds meer mensen van thuis uit werken, is ook mobiliteit een actueel thema. Kiest je werknemer ervoor om zijn wagen in te ruilen voor een vergoeding? Dan bestaan hiervoor tot eind 2020 twee alternatieven: een mobiliteitsvergoeding of -budget. Deze eerste “cash for car” optie zal echter niet lang meer van toepassing zijn, aangezien deze door het Grondwettelijk Hof is geannuleerd met ingang van 31 december 2020. Voor een mobiliteitsbudget kan je echter wel nog opteren. Het grote verschil met de “cash for car” regeling is dat er een budget wordt samengesteld op basis van de reële jaarlijkse kost (versus de cataloguswaarde) die jij als werkgever voor een bedrijfswagen maakt. Daarnaast hoeft de werknemer zijn wagen ook niet af te geven, maar heeft hij de mogelijkheid om voor een milieuvriendelijkere wagen te kiezen of een downgrade te doen met aanvulling van een duurzame mobiliteitsoplossing (fiets, openbaar vervoer,…) of een cash vergoeding. Tot slot vereist de mobiliteitsvergoeding een verplichte indexering, het mobiliteitsbudget niet.

Een fiets voor uw werknemers?

Door de toenemende populariteit van groene mobiliteit, stijgt de vraag naar het leasen of ter beschikking stellen van fietsen. Volgens het Bike Mobility principe stelt de werkgever gedurende een vooraf bepaalde periode een fiets ter beschikking aan een werknemer. Na afloop van deze periode (meestal 36 maanden) heeft de werknemer vervolgens de mogelijkheid om de fiets over te kopen.

Dit principe is van toepassing op (elektrische) stadsfietsen, mountainbikes, koersfietsen,… van maximaal 45 km/u. Elektrische steps, motorfietsen, bromfietsen of hoverboards maken daarentegen geen aanspraak op deze regeling. Bij twijfel zijn pedalen steeds de vuistregel.

Wil je je werknemer vrijstellen van het voordeel alle aard? Hou er dan rekening mee dat er geen onmiddellijke eigendomsoverdracht tot stand komt. Ofwel ga je als werkgever een leasingovereenkomst aan, ofwel koop je enkele fietsen aan die je ter beschikking van je werknemers stelt. Tot slot dient er een verklaring op eer te worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Hierin erkent de werkgever dat hij een fiets ter beschikking stelt en engageert de werknemer zich tot het gebruik ervan (gemiddeld 40 dagen per jaar).

Sociale inspectie

Voorbereiding is de sleutel tot succes

De meest voorkomende sociale inspecties zijn het Toezicht op Sociale Wetten en de Inspecties van de RSZ. In het eerste geval wordt er gecontroleerd of de werknemer alles verkrijgt waar hij recht op heeft. Men kijkt hierbij voornamelijk naar sociale documenten zoals het arbeidsreglement, het afwijkingsdocument voor deeltijdse werknemers, dimona’s, arbeidsduur en arbeidsovereenkomsten voor studenten, werknemers voor bepaalde duur en deeltijdse werknemers. De RSZ bekijkt op zijn beurt de extralegale voordelen zoals onkostenvergoedingen, groepsverzekeringen, geschenken, maaltijdcheques en de voordelen in natura, zoals een gsm, laptop, tablet of firmawagen.

Wanneer je een inspectiebezoek over de vloer krijgt, bereid je jezelf best zo goed mogelijk voor. Wees constructief en behulpzaam door je volledige medewerking te verlenen. Zorg dat alle documenten aanwezig zijn en vraag schriftelijke bevestiging van eventuele aanbevelingen.

Flitscontroles

Naast de aangekondigde bezoeken, worden er ook flitscontroles georganiseerd. Deze worden op voorhand publiek bekendgemaakt. Hoewel de SIOD elke maand een andere sector controleert, kan de bouw- transport- en horecasector, zich het hele jaar lang aan controles verwachten.

In het kader van de corona-maatregelen peilen de huidige flitscontroles voornamelijk naar de toepassing van de verschillende richtlijnen. Wil je helemaal in orde zijn? Dan vind je hier een handige checklist.

Elektronische handtekening

Nu we elkaar steeds minder vaak fysiek zien, wordt de elektronische handtekening steeds relevanter. Er bestaan drie soorten elektronische handtekeningen:

• Een gewone handtekening (ES): Een gescande handtekening.
• Een geavanceerde e-handtekening (AES): Een handtekening op een aanraakscherm in een beveiligde omgeving.
• Een gekwalificeerde e-handtekening (QES): Een handtekening via e-ID met kaartlezer en pincode of via de Itsme-app.

Enkel de laatste soort is automatisch gelijkgesteld met een handtekening op papier. Deze gekwalificeerde e-handtekening is verplicht bij arbeidsovereenkomsten die schriftelijk gesloten moeten worden, zoals bv. een AO van bepaalde duur. Vandaag de dag bestaan er reeds verschillende producten die het ondertekenen met e-ID of Itsme mogelijk maken. Informeer bij deze aanbieders of je interne IT specialist wat voor jouw onderneming de mogelijkheden zijn.

Elektronische archivering

Hoewel elektronische archivering door de digitalisering van onze samenleving aan belang wint, bestaat hier vandaag de dag nog geen Belgisch wettelijk kader rond. Er zijn bovendien ook nog geen elektronische archiveringsdiensten op de markt. Mits enkele regels, kan je voorlopig je arbeidsovereenkomsten zelf archiveren. Let erop dat je de gearchiveerde overeenkomst ten allen tijde (kosteloos) ter beschikking moet stellen aan je werknemer en de inspectiediensten. De overeenkomst dient bovendien tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst bewaard te worden.

Vergeet tot slot niet je arbeidsreglement aan te passen alvorens je met deze gekwalificeerde e-handtekening aan de slag gaat. Vermeld hierbij de rechten en plichten van je werknemers en (onder voorbehoud) de gegevens van de externe archiveringsdienst.
Nu je weer helemaal up-to-date bent over de nieuwste ontwikkelingen in het sociaal juridisch landschap, willen wij jou stimuleren om deze tips & tricks in de praktijk toe te passen. Op die manier bereiden we ons collectief voor op het nieuwe werken!

Bovenstaande onderwerpen efficiënt implementeren in je organisatie, maar je kan hierbij hulp gebruiken? Geef ons een seintje en we stellen graag onze HR consultants met specialisatie in bovenstaande voor. Happy to support you!

Herbeleef hier het webinar![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]