Een belangrijke trend in veel bedrijven is de overschakeling naar geautomatiseerde systemen, in zowat elke afdeling van de organisatie. Voordien kon je al lezen dat de implementatie van e-HRM-systemen enorm populair is, maar welke software zijn er dan zo?
Over het gebruik van HR-gerelateerde-software-termen is er weinig eensgezindheid.
Om voor eens en altijd duidelijkheid te scheppen in de verschillende beschikbare software-systemen vind je hier volgende systemen toegelicht:
- HRIS (Human Resource Information system)
- HCM (Human Capital Management System)
- HRMS (Human Resource Management System)
In deze verschillende systemen bestaat er veel overlapping, maar ook functionaliteiten die dat systeem typeren. Daarom vind je hier een overzicht van de drie meest gebruikte HR-software-termen.
Zo kom jij te weten welk HR-systeem het beste past bij jouw organisatie.
De verschillende soorten software onderscheiden
Je kan de drie verschillende systemen gaan zien als de lagen waaruit een ui bestaat. De binnenste laag omvat al heel wat eigenschappen.
De tweede, bovenliggende laag bevat gelijkaardige eigenschappen, maar heeft nog enkele verdere functionaliteiten, en zo komen er in de derde laag ook een paar bij.
HRIS
De binnenste ‘schil’ staat voor HRIS (Human Resource Information system). Hierin vind je statistische informatie zoals contactgegevens en payroll-gegevens.
Het is een informatiesysteem dat informatie van werknemers bijhoudt voor bedrijfsdoeleinden. Het werkt voornamelijk ter ondersteuning van de processen en de werking binnen het HR-departement
Taken die bij HRIS horen, zijn voornamelijk eenvoudige, repetitieve taken. Het betreft fundamentele taken die aan een HR-afdeling worden toegekend, zoals salarisadministratie, het verzuimmanagement, de trainingsadministratie en employee-selfservice-oplossingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden.
HCM
De tweede laag van de ui is HCM ofwel ‘human-capitalmanagementsysteem’. Dit systeem omvat de kern van HR (HRIS) en daarbij een uitbreiding van de mogelijkheden.
Zo is een HCM geschikt voor onboarding-oplossingen, prestatiemanagement, talentmanagement, budgettering, salarisplanning en oplossing voor het maken van analyses van de gegevens die te vinden zijn in het HRIS.
De software focust meer op het managen van talent doorheen de gehele onderneming en op het uitstippelen van trajecten voor werknemers op vlak van talenten en salaris.
HRMS
De buitenste schil van de ui omvat alles wat te vinden is in een HCM, alsook een deel van de HRIS.
Daarbij zijn er nog extra HR-oplossingen die kunnen worden toegevoegd. Daardoor wordt het mogelijk nog meer gebruik te maken van de beschikbare data, en deze nog beter te verzamelen, te structureren en te analyseren.
Het systeem biedt diepgaande oplossingen voor HR, telkens op maat gemaakt van de organisatie, zodat er optimaal gebruik van wordt gemaakt.
HRMS is de overheersende groepering van verschillende soorten HR-software. Door het brede spectrum aan functionaliteiten waartoe er toegang is, kan een systeem, naast de standaard functies, verder worden uitgerust met aanvullende modules.
Bij het aanschaffen van deze uitgebreide en meestal ook dure software, worden consultants ingezet. Zij kunnen het systeem perfect afstellen naar de noden van jouw organisatie.
Welke software zal het beste voldoen aan jouw noden?
Zoals eerder aangehaald, worden de termen regelmatig door elkaar gebruikt. Wat de ene verdeler ‘HCM’ noemt, zal bij er bij de andere leverancier doorgaan als ‘HRMS’.
Ga dus niet alleen af op de benaming bij het maken van jouw keuze, maar verzamel gedetailleerde informatie over de mogelijkheden van het systeem dat je in overweging neemt.
In deze tabel vind je een overzicht van HRIS, HCM en HRMS en de taken waarvoor deze systemen ondersteuning (kunnen) bieden.
| HRIS | HCM | HRMS | |
| Rekrutering | x | x | x |
| Onboarding | x | x | |
| Fundamentele HR | x | x | x |
| Afwezigheidsbeheer | x | x | x |
| Payroll (verloning en extralegale voordelen) | x | x | x |
| Training en opleiding | x | x | x |
| HR-workflows | x | x | x |
| Employee self-service | x | x | x |
| Rapportering & basis analytics | x | x | x |
| Diepgaandere analytics & KPI monitoring | x | x | |
| Performance & goal management | x | x | |
| Budgettering | x | x | |
| Personalisatie mogelijkheden per bedrijf | x |
