Finance teams schakelen vaak tijdelijke ondersteuning in om een piek in de workload op te vangen en zo de continuïteit te garanderen. Wanneer een consultant initiatief neemt, opportuniteiten detecteert en verantwoordelijkheid opneemt, kan de impact echter veel verder reiken dan de oorspronkelijke opdracht.
Dat was ook het geval bij een internationale speler in de energiesector, waar Robbe startte als tijdelijke ondersteuning binnen het finance team.
Waarom was er nood aan tijdelijke finance ondersteuning?
Robbe werd ingeschakeld om een medewerker te vervangen die langdurig afwezig was. Zijn oorspronkelijke rol was die van credit controller, waarbij hij instond voor de opvolging van klantbetalingen, kredietlimieten en openstaande bedragen.
Al tijdens zijn eerste weken merkte hij dat er ruimte was om meer te doen dan zijn oorspronkelijke takenpakket. Daarom ging hij actief op zoek naar manieren om collega’s te ondersteunen.
Na mijn eerste week voelde ik dat er ruimte was om meer op te nemen. Ik ben toen zelf gaan vragen waar ik kon helpen.
Hoe nam Robbe ownership op binnen het finance team?
Door initiatief te nemen, kreeg Robbe steeds meer verantwoordelijkheden binnen het finance team. Hij ondersteunde collega’s die een hoge workload hadden en hielp onder meer bij rapporteringen, auditwerkzaamheden en andere finance-gerelateerde taken.
Daardoor groeide zijn rol geleidelijk uit tot veel meer dan credit control alleen. Wat oorspronkelijk een tijdelijke vervanging was, werd een bredere ondersteunende rol binnen finance.
Waar zat de opportuniteit voor procesverbetering?
Tijdens zijn opdracht viel zijn interesse voor data en Excel op. Door contact te leggen met collega’s uit verschillende afdelingen en interesse te tonen in hun werking, werd hij steeds zichtbaarder binnen de organisatie. Die nieuwsgierigheid leverde onverwachte opportuniteiten op.
Op een bepaald moment kreeg ik de vraag of ik goed was met data en Excel. Zo ben ik in het businessplan-project gerold.
Businessplannen werden grotendeels manueel opgesteld in Excel. Gegevens moesten telkens opnieuw verzameld, geëxporteerd en verwerkt worden voordat ze bruikbaar waren. Dat maakte het proces tijdrovend, zeker wanneer men snel inzicht nodig had. Daarom wilde het bedrijf dit efficiënter maken en de tijd die nodig was om een businessplan op te stellen aanzienlijk verminderen.
Welke impact realiseerde Robbe?
Robbe werkte mee aan een oplossing waarbij data werd verwerkt in Power BI. Daardoor konden gebruikers veel sneller de informatie oproepen die ze nodig hadden voor hun business planning.
Waar vroeger veel manuele stappen nodig waren, kon dat proces nu veel efficiënter verlopen. De tijdswinst was aanzienlijk en de oplossing droeg ook bij aan een daling van de kosten.
De tool was bedoeld om kosten te besparen. En die kosten zijn uiteindelijk aanzienlijk gedaald.
Wat begon als een verbeterproject binnen één proces, groeide uit tot een oplossing die later ook werd uitgerold naar andere vestigingen.
Hoe hielpen opleiding en begeleiding om extra impact te creëren?
Robbe had bij de start van het project nog geen ervaring met Power BI.
Toen ze mij vroegen om dat businessplan te maken, had ik nog nooit Power BI open gedaan.
Door een combinatie van opleiding, zelfstudie en ondersteuning van collega’s bouwde hij die kennis stap voor stap op. Zo kon hij niet alleen nieuwe vaardigheden ontwikkelen, maar die ook meteen toepassen binnen een concreet project.
Ook buiten de inhoudelijke uitdagingen kon Robbe rekenen op ondersteuning vanuit clearXperts. Tijdens het project had hij regelmatig contact met zijn HR BP om advies te krijgen wanneer nodig.
Die combinatie van opleiding, begeleiding en praktijkervaring zorgde ervoor dat Robbe zich verder kon ontwikkelen en tegelijkertijd maximale waarde kon creëren voor de klant.
Hoe kan een finance consultant het verschil maken?
Deze case toont dat de impact van een consultant niet altijd vooraf vastligt.
Robbe werd ingeschakeld als credit controller, maar groeide door zijn proactieve houding uit tot een bredere ondersteuning binnen het finance team. Door initiatief te nemen, zich te verdiepen in andere processen en nieuwe kennis op te bouwen, kon hij bijdragen aan een structurele verbetering binnen de organisatie.
En daar zit vaak de grootste meerwaarde van tijdelijke ondersteuning: niet alleen extra capaciteit, maar ook mensen die opportuniteiten zien en verantwoordelijkheid opnemen.
Sta je voor tijdelijke druk binnen je finance team of wil je processen efficiënter maken? Onze finance consultants helpen je om continuïteit te bewaren en processen slimmer aan te pakken. Praktisch, menselijk en met impact op de werking van je team.
