In welke sector of op welke afdeling je ook werkzaam bent, je bent vast al eens geconfronteerd geweest met probleemstellingen die zich voordoen of nieuwe concepten die ontwikkeld moeten worden:

‘Hoe brengen we het verzuim op onze afdeling omlaag?’

‘Er moet een product ontwikkeld worden voor onze nieuwe tak verzekeringen…’

‘We willen online actiever worden…’

Welke doelstelling zich ook voordoet, brainstormen is een welbekende methode om tot oplossingen en nieuwe ideeën te komen.

Een brainstormsessie is erop gericht de creativiteit te stimuleren. Kort gezegd moet een brainstormsessie medewerkers de ruimte geven om, vrij van oordeel, oplossingen en ideeën te opperen.

Wanneer een brainstormsessie goed georganiseerd is, kan dit tot hele mooie resultaten leiden. Maar wat is nu een goede manier om te brainstormen? We behandelen hieronder een aantal basisprincipes voor een goede, resultaatgerichte brainstormsessie.

Bepaal je probleemstelling

Voorafgaand aan de brainstormsessie, dien je de probleemstelling vast te leggen. Waarover gaat de sessie?

Belangrijk is dat je je hierbij beperkt tot één probleemstelling en dat je deze op een heldere en eenvoudige manier formuleert. Het is makkelijker voor mensen om met creatieve ideeën te komen als het goed duidelijk is waarover die moeten gaan.

Vergelijk de volgende probleemstellingen maar eens. Ze komen op hetzelfde neer, maar de eerste probleemstelling is eenvoudiger geformuleerd, waardoor het gemakkelijker is om er (creatief) over na te denken.

‘Hoe kunnen we het ziekteverzuim verlagen?’

‘Het percentage ziekteverzuim moet met 20% dalen tegen het derde kwartaal van dit jaar, hoe doen we dat?’

Bepaal je doel

Wanneer de probleemstelling helder is, dien je vooraf nog na te denken over het doel van je brainstormsessie. Wat wil je aan het einde van de sessie precies bereikt hebben?

• Een lijst met 5 concrete ideeën die je verder kunt onderzoeken?
• Een eerste inzicht in een op te lossen probleem?
• Een concrete to-do lijst waar medewerkers mee aan de slag kunnen?

Het vooraf bepalen van de doelstelling, zorgt ervoor dat je een betere grip hebt op en sturing kunt geven aan de brainstormsessie.

Stel je doelstelling af op het vraagstuk en het publiek. Gaat het om een ingewikkeld vraagstuk? Deel je brainstormsessie dan op in delen met verschillende doelen.

Er bestaan geen gekke ideeën

Heb je de probleemstelling en doelstelling duidelijk en helder geformuleerd, dan kan de feitelijke brainstorm beginnen.

Je wil zoveel mogelijk (creatieve) ideeën ontvangen rond een bepaald vraagstuk. Er bestaan dus ook geen gekke of rare ideeën.

Ieder idee wordt gehoord of opgeschreven en de bedoeling is dat daar weer  verder op geborduurd kan worden. Deze fase wordt divergeren genoemd.

Er bestaan een aantal technieken/hulpmiddelen die je (gecombineerd) kan toepassen in deze fase:

• Brainstormen in groep: Ideeën worden één voor één geopperd en opgeschreven.
• Alleen brainstormen: In plaats van in groep kun je ook afwisselen met alleen brainstormen. Verzamel daarna (anoniem) alle input en behandel dat gezamenlijk. Het voordeel hiervan is dat mensen die wat terughoudender zijn wellicht minder rem hebben om toffe/gekke ideeën op te schrijven.
• Gebruik post-it’s: Ideeën worden op post-it’s genoteerd. Dat komt van pas om later makkelijk verbanden te leggen.
• Brainstormen in stilte: Na uitleg krijgt iedereen zijn eigen post-it’s en ideeën worden in stilte opgeschreven en zichtbaar op een bord gehangen.
• Omgekeerd brainstormen: In plaats van ideeën te bedenken om iets op te lossen, bedenk je ideeën die ervoor zorgen dat het probleem niet opgelost wordt. Op die manier achterhaal je wat zeker al niet helpt of gaat werken voor je vraagstuk. Die informatie wend je vervolgens weer positief aan om te bekijken wat dan wél zou werken.

Welke techniek of hulpmiddelen je ook gebruikt, onthou dat het in deze fase gaat om zoveel mogelijk ideeën te verzamelen en dat ook de meest out-of-the-box ideeën aangemoedigd moeten worden.

Van veel ideeën naar een paar

De fase van divergeren leidt tot de fase van convergeren. Je gaat de lijst met ideeën die je verzameld hebt, terugbrengen naar een korte lijst met ideeën die op het eerste zicht realiseerbaar lijken en die passen bij je oorspronkelijke probleemstelling.

Nu is het kwaliteit in plaats van kwantiteit. Van alle ideeën die geopperd zijn, welke zijn het best realiseerbaar en lossen ook effectief het vraagstuk op? Dat is wat in deze fase centraal staat.

In plaats van creatief denken, is het nu de bedoeling om kritisch te denken. Niet om ideeën van een ander af te kraken, maar om samen te bepalen welke ideeën de meeste kans van slagen hebben.

En rust

Heb je een mooie lijst met realiseerbare ideeën verzameld? Neem dan rust! Slaap er eens een nachtje over. Laat het bezinken. Nieuwe ideeën komen vaak later nog, als je het even hebt laten rusten.

Plan een paar dagen later nog een sessie om eventuele, nieuwe inzichten te verwerken. Van daaruit kun je dan een concreet actieplan opstellen en het vraagstuk oplossen!