Over bedrijfsprocessen en de achterliggende theorieën, filosofieën of rituelen is al veel inkt gevloeid. Hoe je bedrijfsprocessen opzet, is een heel proces dat in elke organisatie uiteraard uniek is.
Na het opzetten van een bedrijfsproces is er een bepaalde routine die wordt gevolgd. Na verloop van tijd is er wel nood aan optimalisatie van het proces in kwestie. De reden hiervoor kan heel wat verklaringen hebben, maar de essentie is dat er iets zal moeten veranderen om de bedrijfsprocessen goed te laten lopen.
Er kan nood zijn aan drie verschillende soorten aanpassingen in de bedrijfsprocessen:
- Procesverbeteringen hebben betrekking op het optimaliseren van de interne bedrijfsprocessen.
- Procesvereenvoudiging is de handeling om interne bedrijfsprocessen eenvoudiger te maken.
- Procesafstemming: de handeling om interne bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen.
Meestal valt het verbeteren, vereenvoudigen en op elkaar afstemmen van bedrijfsprocessen terug op de HR-afdeling of is er een project manager die intern aan de slag gaat. Hoe dan ook is het doel steeds om sneller, efficiënter en effectiever te werk te gaan.
Door de optimalisatie van een bedrijfsproces worden onnodige procedures en werkzaamheden verleden tijd. Medewerkers worden minder overspoelt met informatie, en communicatie verloopt sneller en efficiënter.
Procesverbeteringen in de praktijk
In theorie zou een bedrijf dus aan de hand van een procesoptimalisatie-strategie alle onnodige communicatie, processen en werkzaamheden de wereld uit helpen.
Mooie theorie.
Helaas is de werkelijkheid regelmatig minder rooskleurig.
Verandering doorvoeren in organisaties is nooit gemakkelijk. De integratie van procesverbeteringen is meestal niet het probleem, omdat iedereen steeds vol ideeën zit over hoe het beter kan.
Het is eerder het blijvend behouden van de nieuwe processen, en of ze daadwerkelijk zorgen voor een eenvoudiger en meer gestroomlijnd proces. De meeste bedrijven gaan terug naar hun oude gewoontes, ondanks de goede voornemens.
Hier enkele tips om te voorkomen dat ook jij terug in oude gewoontes zou vallen na het doorvoeren van een bedrijfsproces:
- Blijf focussen op de verandering.
- Maak duidelijk aan iedereen waarom de verandering zo belangrijk is.
- Spreek duidelijke deadlines, verantwoordelijkheden en taakverdelingen af. Zonder plan sta je nergens.
- Begin pas aan het een initiatief, nadat het vorige helemaal is ingevoerd en niet meer wordt gezien als een ‘verandering’.
- Ga systematisch en frequent ontwikkelen en verbeteren.
- Geef het beest een naam. Erken de veranderingen aan iedereen, geef het project een naam en spreek over ‘verbeterprojecten’. Een positieve connotatie maakt de invoering makkelijker.
- Creëer betrokkenheid. Deel de status regelmatig met iedereen.
- Integreer een planningssysteem om een overzicht van het project bij te kunnen houden.
- Stel een ‘Chief improvement officer’ aan. Deze medewerker is verantwoordelijk voor het systematisch ontwikkelen en verbeteren van alle processen.
- Voorkom dat veranderingen worden gehypet en worden gezien als de aanpassing ‘van het moment’, om daarna naar de achtergrond te verdwijnen en te vergeten.
- Motiveer juiste uitvoering en kaart foute uitvoering aan.
Beginnende hiermee en je moet er zeker in slagen om goede bedrijfsprocessen door te voeren!
