Zo zorg je voor een efficiënte onboarding van nieuwe medewerkers

[vc_row css_animation=”” row_type=”row” use_row_as_full_screen_section=”no” type=”full_width” angled_section=”no” text_align=”left” background_image_as_pattern=”without_pattern”][vc_column][vc_column_text]Het aanwerven van nieuwe medewerkers is een proces van weken en soms zelfs maanden.

De perfecte vacature schrijven en lanceren, sollicitatiebrieven en CV’s scannen en selecteren, gesprekken voeren…

Om dan uiteindelijk de ‘perfecte’ kandidaat een jobaanbod te doen.

Een sollicitatieprocedure kost tijd én (veel) geld en, in tijden waarin het ‘vechten’ is om het juiste talent aan te trekken, wil je graag dat dit talent ook blijft.

Een goede onboarding van nieuwe medewerkers is hierbij van cruciaal belang.

Heb je geen onboarding-procedure of één die te wensen overlaat? Dan is de kans zeer reëel dat je nieuwe aangeworven talent binnen de kortste keren zijn of haar geluk ergens anders gaat zoeken.

Vandaag de dag volstaat het niet meer om je nieuwe medewerker op de eerste werkdag een laptop te geven, wat administratieve rompslomp laten invullen en even een handje laten schudden met nieuwe collega’s.

Nee, succesvolle onboarding gaat verder dan dat!

Pre-boarding is belangrijk

Meestal verstrijken er een aantal weken tussen een afgerond sollicitatieproces en de eerste werkdag van de nieuwe werknemer.

De euforie en het enthousiasme die er was bij het afsluiten van de arbeidsovereenkomst, kan gedurende die weken wat vervagen.

Het is belangrijk je nieuwe werknemer gedurende die weken ‘warm te houden’:

• Laat regelmatig wat van je horen.
• Nodig de nieuwe werknemer al eens uit op kantoor voor een kennismaking met collega’s.
• Stuur op voorhand al wat praktische en informatieve zaken door.

Door contact te behouden in deze weken toon je interesse, geef je de medewerker het gevoel dat zijn of haar komst zeer gewenst is, en creëer je onbewust al een betrokkenheid.

Neem de tijd

Is het tijd voor de eerste werkdag, voorzie hiervoor dan ook uitgebreid tijd in je agenda.

En niet alleen de eerste werkdag is dit van belang. Zorg dat je de eerste week zeker een aantal momenten in je agenda plant om met de nieuwe medewerker samen te zitten.

Niets is zo vervelend om als nieuwe medewerker meteen aan je lot overgelaten te worden.

Wat dient er allemaal te gebeuren tijdens zo’n eerste week?

Administratieve zaken

Eerst en vooral is het belangrijk om alle administratieve zaken af te handelen.

Je nieuwe medewerker wil zo snel mogelijk operationeel zijn.

Dus regel een laptop, benodigde paswoorden en andere materialen die nodig zijn voor het uitoefenen de functie.

Je kunt op voorhand al de IT-afdeling verwittigen als er een nieuwe medewerker start, zodat zij het nodige al kunnen voorbereiden.

Scheppen van verwachtingen

Natuurlijk is er tijdens het sollicitatieproces al gesproken over de verwachtingen van beide partijen.

Toch kan het geen kwaad hier in de eerste week nog eens een gesprek over te voeren. Je kunt deze verwachtingen dan concreter maken, naar taken/deadlines/processen toe.

Het geeft een medewerker ook een goede houvast als hij of zij concreet weet wat er de eerste weken wordt verwacht.

En het biedt de mogelijkheid om rustig aan te groeien in de functie en een eigen plek te vinden binnen de organisatie.

Kennismaken met de collega’s

Buiten de jobinhoudelijke aspecten, is een klik met collega’s net zo belangrijk in je werk.

Het is dus belangrijk dat je een nieuwe medewerker de kans biedt in de eerste weken kennis te maken met verschillende collega’s van verschillende afdelingen:

• Neem het voortouw tijdens de lunch en neem je nieuwe medewerker op sleeptouw. Leg hem/haar uit hoe lunchen in jullie bedrijf er meestal aan toegaat.
• Plan momenten in op verschillende afdelingen om kennis te maken.
• Organiseer een welkomstborrel voor je nieuwe collega.

Op deze manier krijgt de medewerker de kans om iedereen beter te leren kennen en andersom. Dit zal bijdragen aan een goed ‘welkomstgevoel’.

Werk met een ‘onboarding-buddy’

Meer en meer bedrijven die het belang van succesvolle onboarding inzien, werken met een ‘buddy’.

Een buddy is iemand die voor een bepaalde periode is toegekend aan de nieuwe medewerker.

Dat betekent dat deze persoon de nieuwe medewerker wegwijs zal maken binnen het bedrijf en altijd klaar staat om vragen te beantwoorden.

Belangrijk is dat een ‘buddy’ dit graag doet en niet als vervelend beschouwt. Laat collega’s zich dus vrijwillig opgeven voor deze taak.

Als (hiring) manager blijft het natuurlijk belangrijk om betrokken te zijn bij de onboarding van een nieuwe medewerker.

Evalueer tijdig

De meeste bedrijven plannen jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprekken. 

Het is echter verstandig om in het begin sneller met een nieuwe medewerker te evalueren.

• Verloopt alles goed?
• Voldoet de functie aan zijn/haar verwachtingen?
• Zijn er praktische zaken waar hij/zij tegenaan loopt?
• Verloopt het contact met de collega’s fijn?

Wanneer je in de eerste paar weken een evaluatie plant, kun je veel beter monitoren of iemand tevreden is of dat je op bepaalde aspecten moet bijsturen.

Zo voorkom je dat iemand na een paar weken toch op zoek gaat naar een nieuwe functie en je opnieuw moet beginnen met je sollicitatieprocedure.

Maak een langetermijnplan voor onboarding

Wil je onboarding binnen je bedrijf tot een succes brengen, dan kan het zeer nuttig en handig zijn om hiervoor een strategie te ontwikkelen.

Deze strategie dient zich niet enkel te richten op ‘die eerste werkdag’ of werkweek.

Succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers gaat verder dan dat. Het betekent dat je je nieuwe medewerkers gedurende een langere periode goed monitort en volgt en hierdoor het risico verkleint op ontslag.

Leg je onboarding-strategie vast in een plan, dat doorheen heel het bedrijf gevolgd kan worden:

• Wat zijn de onboarding-doelen?
• Welke procedures doorloopt een nieuwe medewerker allemaal?
• Welke waarden van het bedrijf zijn belangrijk en moet de nieuwe medewerker zo snel mogelijk leren kennen?
• Welke administratieve rompslomp moet er allemaal verwerkt worden?
• Wie moet er op de hoogte gesteld worden van de komst van een nieuwe medewerker?
• Wordt er een ‘mentor/buddy’ aangesteld voor een nieuwe medewerker?
• Hoe ziet het onboarding-programma van een nieuwe medewerker eruit de eerste week, de eerste maand, de eerste zes maanden…
• Wie zijn er allemaal betrokken bij de onboarding?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css_animation=”” row_type=”row” use_row_as_full_screen_section=”no” type=”full_width” angled_section=”no” text_align=”left” background_image_as_pattern=”without_pattern”][vc_column][vc_empty_space][image_with_text_over icon=”” icon_size=”fa-2x” title_tag=”h2″ image=”1638″ icon_color=”#ffffff” title=”Ben jij momenteel op zoek naar een geschikte kandidaat?” title_color=”#ffffff” title_size=”35″ image_shader_color=”rgba(0,0,0,0.37)”]

clearXperts helpt je graag verder!

Laten we kennismaken via een persoonlijk gesprek:

[button size=’medium’ style=” text=’Contacteer ons’ icon=” icon_color=” link=’https://www.clearxperts.com/contacteer-ons/’ target=’_self’ color=’#ffffff’ hover_color=’#ffffff’ border_color=’#A11035′ hover_border_color=’#083254′ background_color=’#A11035′ hover_background_color=’#083254′ font_style=’normal’ font_weight=’400′ text_align=’center’ margin=’20’][/image_with_text_over][/vc_column][/vc_row]