Hoe tijdelijke ondersteuning van een HR consultant de onboarding op koers hield tijdens een groeifase

Eind 2023 startte een consultant van clearXperts als HR Onboarding Officer, die het proces structureerde en afstemde op de noden van het bedrijf. Begin 2025 vertrok zij met zwangerschapsverlof, waarna Dora, eveneens consultant bij clearXperts, haar taken overnam.

Dankzij een grondige overdracht kon Dora de continuïteit niet alleen verzekeren, maar ook gerichte verbeteringen aanbrengen. Door de bestaande werkwijze te optimaliseren, wist zij het onboardingproces efficiënter te maken voor zowel nieuwe medewerkers als het HR-team.

“Van mijn manager op project kreeg ik de feedback dat mijn sterkte in het interpersoonlijke ligt. Dat is fijn om te horen, want het is exact wat je nodig hebt in deze functie.”

Meer dan welkom heten

Met een constante instroom van nieuwe collega’s begeleidde Dora tweewekelijks groepen starters. Haar rol ging echter verder dan een eerste introductie: ze zorgde voor een heldere uitleg van de huisregels en HR-procedures, nam de administratieve opvolging op zich en bleef ook na de start een toegankelijk aanspreekpunt voor vragen.

Daarnaast voerde Dora post-onboardinginterviews uit, meestal na drie maanden, om te achterhalen hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren. Deze feedback werd verwerkt in overzichtelijke rapportages in Power BI en aangevuld met concrete inzichten uit de gesprekken. Deze resultaten presenteerde Dora aan het management, zodat gerichte verbeteringen konden worden doorgevoerd.

Tijdelijke versterking met een strategische meerwaarde

Door de inzet van Dora als tijdelijke HR-versterking via clearXperts kon het bedrijf niet alleen de dagelijkse onboarding operationeel blijven garanderen, maar ook op strategisch vlak vooruitgang boeken:

• Dora zorgde ervoor dat het onboardingproces bleef draaien tijdens een periode van hoge instroom, wat cruciaal was voor de continuïteit van het HR-beleid.
• Dankzij gerichte verbeteringen optimaliseerde Dora het onboardingproces en verhoogde ze de kwaliteit ervan voor zowel het HR-team als nieuwe medewerkers.
• Door feedback van starters om te zetten in heldere rapportages en concrete aanbevelingen, gaf Dora het management de nodige input om gericht bij te sturen op team- en beleidsniveau.

Groei, ook voor Dora zelf

Tijdens het project kreeg Dora gerichte begeleiding van haar HR Business Partner bij clearXperts. Dankzij deze ondersteuning kon ze cruciale soft skills verder ontwikkelen, zoals meer initiatief nemen en processen proactief verbeteren. Dit stelde haar in staat om haar rol met meer vertrouwen en effectiviteit in te vullen en een grotere impact te maken op het onboardingproces.

Daarnaast versterkte Dora haar hard skills door te leren werken met diverse HR-systemen (Attentia, SuccessFactors), het opstellen van rapportages in Power BI en het beheren van contractprocessen. Zo combineerde zij operationele slagkracht met strategisch inzicht, wat haar waarde voor het project en toekomstige opdrachten vergrootte.

“Tijdens dit project ben ik mezelf op veel vlakken tegengekomen. Dankzij de coaching van mijn HR Business Partner kreeg ik een duidelijk stappenplan aangereikt om met meer zelfvertrouwen initiatief te nemen.”

Conclusie: continuïteit, optimalisatie en strategische versterking

Deze case laat zien dat tijdelijke HR-versterking niet alleen zorgt voor continuïteit, maar ook ruimte creëert voor verbetering en vernieuwing. Met een gemotiveerde consultant als Dora blijft een cruciaal proces als onboarding niet alleen draaien, maar wordt het versterkt op operationeel en strategisch niveau, precies wat nodig is in een periode van snelle groei.